Abonnenten: Import

Wahrscheinlich haben Sie bereits eine Liste von Adressen zusammengestellt, die Sie per Newsletter anschreiben möchten.

Über das universelle CSV-Dateiformat lassen sich Ihre Adressen aus nahezu jeder Datenbank oder Tabellenkalkulation (z. B. Microsoft Office oder Open Office) exportieren und anschließend in mailingpoint importieren.

Um die Zuordnung der Spalten (z. B. Vorname, Nachname, E-Mail) beim Import zu erleichtern, sollte die erste Zeile Ihrer CSV-Datei aussagekräftige Spaltenüberschriftten enthalten. Ein Beispiel:

Zum Abspeichern Ihrer Daten wählen Sie bitte je nach Version Ihres Office-Paketes das Exportformat CSV UTF8 (Trennzeichen-getrennt) oder CSV (Trennzeichen-getrennt).

Import Schritt für Schritt erklärt

Um Ihre CSV-Datei in mailingpoint zu importieren, wählen Sie im Menü 'Abonnenten' den Punkt 'Import':

Schritt 1 - Importdatei

Wählen Sie die CSV-Datei, die Sie importieren möchten. Um das Hochladen großer Dateien zu beschleunigen, können Sie die Datei vorher im ZIP-Format packen. Der Name der ZIP-Datei muss identisch zum Namen der enthaltenen CSV-Datei sein.

Hinweis: Die Größe der CSV-Datei sollte 300 MB nicht überschreiten. Bitte teilen Sie größere Dateien vor dem Import auf.

Anschließend klicken Sie auf 'Weiter'.

Schritt 2 - Dateiaufbau

In Schritt 2 sehen Sie die ersten Zeilen Ihrer CSV-Datei in einer Vorschau. Hier können Sie überprüfen, wie der Import mit den aktuellen Einstellungen aussehen wird.

Stellen Sie 'Feldtrenner' und 'Texttrenner' so ein, dass die gewünschten Spalten (z. B. Vorname, Nachname, E-Mail) nebeneinander angezeigt werden. In den meisten Fällen ist die Standardeinstellung (Semikolon als Feldtrenner, Anführungszeichen als Texttrenner) bereits passend.

Der 'Zeichensatz' wird in der Regel von mailingpoint anhand der in der CSV-Datei enthaltenen Sonderzeichen (z.B. deutsche Umlaute) automatisch erkannt. Überprüfen Sie dazu bitte die Darstellung in der Vorschau.

Sollten Zeichen in der Vorschau falsch dargestellt werden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Wählen Sie manuell den passenden Zeichensatz aus. Führt das noch nicht zur Lösung ...
• ... speichern Sie Ihre Daten bitte erneut als CSV-Datei ab und wählen Sie dabei die Zeichenkodierung 'Unicode (UTF-8)'. Dies ist die Standardeinstellung von mailingpoint, mit der sich die CSV-Datei problemlos importieren lässt. Beispielsweise unter Microsoft Excel wählen Sie dazu 'Speichern unter' --> Dateityp 'CSV (Trennzeichen-getrennt)' --> klappen Sie das Menü 'Tools' bzw. 'Extras' auf (je nach Excel-Version) und wählen Sie 'Weboptionen' --> 'Codierung' --> Dokument speichern als 'Unicode (UTF-8)'.
• Sollte Ihre Software diese Einstell-Möglichkeit nicht bieten, eignet sich beispielsweise die freie Software Open Office dazu, Ihre vorhandene CSV-Datei zu laden, den passenden Zeichensatz zu wählen und mit Zeichenkodierung 'UTF-8' erneut abzuspeichern. Open Office steht für alle wichtigen Betriebssysteme kostenlos zur Verfügung.

Die Option 'erste Zeile enthält Spalten-Überschriften' gibt an, ob die erste Zeile Ihrer CSV-Datei die Spaltenüberschriften (z. B. Vorname, Nachname, E-Mail) enthält oder sofort mit Abonnentendaten beginnt.

Anschließend klicken Sie auf 'Weiter'.

--> Tipp: Sollten Sie sich über das Format Ihrer CSV-Datei unsicher sein, können Sie sich deren Inhalt in einem Text-Editor anschauen. Hier ein Beispiel einer CSV-Datei mit Spaltenüberschriften, Semikolon als Spaltentrenner und Anführungszeichen als Texttrenner:

Schritt 3 - Abonnentenlisten

Wählen Sie nun aus, in welche mailingpoint Abonnentenliste ihre CSV-Datei importiert werden soll.

Falls Sie zuvor keine eigene Abonnentenliste in mailingpoint angelegt haben (siehe Menü Abonnentenlisten), steht zum schnellen Einstieg die leere Abonnentenliste 'Demo-Liste' bereit. Diese Liste wird in der Regel bei der Einrichtung Ihres mailingpoint Kontos angelegt und zur Demonstration mit einem Beispiel-Abonnenten befüllt.

Auch die Auswahl mehrerer Abonnentenlisten ist möglich, falls Sie parallel in mehrere Listen importieren möchten. Klicken Sie nach Auswahl der gewünschten Liste(n) auf 'Übernehmen' und anschließend auf 'Weiter'.

Der Name einer Abonnentenliste lässt sich im Menü Abonnentenlisten auch nachträglich jederzeit ändern.

Schritt 4 - Feldzuordnung

In Schritt 4 teilen Sie mailingpoint mit, welche Spalte (z.B. Vorname, Nachname) Ihrer CSV-Datei in welches mailingpoint Abonnentenfeld importiert werden soll. Zum schnellen Einstieg sind typische Abonnentenfelder wie 'E-Mail', 'Anrede', 'Vorname' und 'Nachname' in mailingpoint bereits vorhanden.

Auf der linken Seite sehen Sie am Beispiel der ersten beiden Abonnenten noch einmal den Inhalt Ihrer CSV-Datei. Auf der rechten Seite wählen Sie bitte den 'Feldtyp', der zum jeweiligen Inhalt passt.

Dabei übernimmt mailingpoint die Zuordnung automatisch, wenn der Name von CSV-Spaltenüberschrift und mailingpoint-Abonnentenfeld übereinstimmt.

Wird automatisch kein passendes Abonnentenfeld gefunden, ist der neue Feldinhalt zunächst auf 'nicht importieren' gesetzt. Wählen Sie in dem Fall entweder eines der vorhandenen Felder aus, oder nutzen Sie die Option 'neues Abonnentenfeld', um ein neues Feld anzulegen und ihm einen Namen zu geben. An dieser Stelle erhalten neue Felder grundsätzlich den Typ 'mehrzeiliger Text', siehe auch nachfolgender Tipp.

Klicken Sie anschließend auf 'Weiter'.

--> Tipp: Idealerweise sollten Sie sich bereits vor dem Import einmalig die Zeit nehmen, im mailingpoint Menü 'Abonnentenfelder' alle Felder so anzulegen, dass Feldname und Feldtyp zu Ihren importierten Daten passen. Damit profitieren Sie zukünftig von der automatischen Feld-Zuordnung, was bei wiederkehrenden Importen nicht nur Zeit spart, sondern auch eventuelle Fehler durch unpassende Feldtypen oder die manuelle Feld-Zuordnung verhindert.

Schritt 5 - Importart

Hier legen Sie fest, wie Ihre neu importierten Daten mit den vorhandenen 'alten' Daten der gewählten mailingpoint-Abonnentenliste(n) abgeglichen werden sollen.

Es stehen vier verschiedene Importarten zur Verfügung, wie nachfolgend am Beispiel von Max und Lina ('alte' Daten) sowie Alex und Leon (neue Daten) demonstriert:

--> Importart: Hinzufügen

Alle neuen Datensätze werden hinzugefügt, unabhängig von den vorhandenen Datensätzen. Alle alten Datensätze bleiben erhalten. Eventuell entstehende Dubletten lassen sich nachträglich per Dublettenabgleich entfernen.

Im Beispiel würden Alex und Leon hinzugefügt, Max und Lina bleiben erhalten.

--> Importart: Ersetzen

Alle Daten der ausgewählten Liste(n) werden gelöscht und durch den importierten Inhalt der CSV-Datei ersetzt. Bitte beachten Sie, dass mit den aus der Liste gelöschten Abonnenten auch deren bisheriges Nutzerverhalten (Öffnungen, Klicks, Bounces), wie z.B. 'hat letztes Mailing erhalten' und darauf aufbauende Zielgruppen-Definitionen verloren gehen. Sollte das nicht gewünscht sein, ist 'Importart: Aktualisieren und hinzufügen' die passende Alternative.

Im Beispiel würden Max und Lina gelöscht, anschließend Alex und Leon neu angelegt.

--> Importart: Aktualisieren

Es werden nur die Daten bereits vorhandener Abonnenten aktualisiert. Neue Abonnenten werden ignoriert, d.h. nicht hinzugefügt. Anhand welcher Daten ein Abonnent als 'bereits vorhanden' erkannt wird (z.B. Kundennummer oder E-Mail Adresse), legen Sie anschließend in Schritt 6 - Optionen fest.

Im Beispiel würde Max aktualisiert (+Musik), Lina bleibt unverändert. Alex wird ignoriert, weil er bisher nicht vorhanden war.

Bei aktivierter Option 'In der Importdatei fehlende Empfänger aus dem System löschen' werden die in der CSV-Datei fehlenden Abonnenten als 'bitte löschen' interpretiert. Es werden nur Abonnenten behalten, die in alter und neuer Liste vorhanden sind. Im Beispiel wird mit dieser Option nur Max aktualisiert. Lina wird entfernt, weil Sie in der CSV-Datei fehlt.

--> Importart: Aktualisieren und hinzufügen

Zusätzlich zur im vorigen Abschnitt beschriebenen Aktualisierung werden neue Abonnenten aus der CSV-Datei hinzugefügt, deren Daten per Aktualisierung keinem der bereits in der Liste vorhandenen Abonnenten zugeordnet werden konnten.

Im Beispiel würde Max aktualisiert (+Musik), Lina bleibt unverändert. Alex und Leon werden hinzugefügt.

In Verbindung mit der Option 'In der Importdatei fehlende Empfänger aus dem System löschen' erreichen Sie eine Funktion ähnlich 'Importart: Ersetzen', jedoch inklusive Erhalt vorhandener Abonnenten. Das heißt: Der neue Inhalt der CSV-Datei wird komplett übernommen, jedoch werden im Gegensatz zu 'Importart: Ersetzen' bereits vorhandene Abonnenten erkannt und ihr bisheriges Nutzerverhalten (Öffnungen, Klicks, Bounces) bleibt erhalten.

Mit dieser Option würde im Beispiel Max aktualisiert (+Musik), Alex und Leon werden hinzugefügt. Lina wird entfernt, weil Sie in der CSV-Datei fehlt.

Anhand welcher Daten ein Abonnent als 'bereits vorhanden' erkannt wird (z.B. Kundennummer oder E-Mail Adresse), legen Sie anschließend in Schritt 6 - Optionen fest.

Klicken Sie auf 'Weiter'.

Schritt 6 - Optionen

Hier legen Sie die letzten Details zum Import fest.

--> Abgleich mit Abmeldungen

Diese Option verhindert, dass bereits abgemeldete Abonnenten erneut importiert werden (empfehlenswert). Sie können wählen, welche Abmeldungen berücksichtigt werden sollen:

• Alle Abmeldelisten: Der Abmelde-Abgleich prüft alle Abonnenten-Listen Ihres Accounts. Das heißt: Bereits abgemeldete E-Mail-Adressen werden nicht neu importiert, unabhängig davon, in welcher Liste die Abmeldung stattfand.

• Listen, in die importiert wird: Der Abmelde-Abgleich prüft nur die aktuell für den Import gewählten Abonnenten-Listen. Das heißt: Bereits abgemeldete E-Mail-Adressen werden nur dann nicht erneut importiert, wenn deren Abmeldung in einer der Listen erfolgte, die derzeit als Import-Ziel ausgewählt sind.

--> Abonnenten-Backup

Bei aktivierter Option 'Abonnentendaten vorher automatisch exportieren' wird von den momentan für den Import gewählten Abonnenten-Liste(n) ein Backup erzeugt.

Das Backup finden Sie anschließend unter 'Abonnenten' --> 'Export' --> 'exportierte Abonnenten'. Sollten Sie später bemerken, dass Ihnen beim Import ein Fehler unterlaufen ist, können Sie dieses Backup jederzeit als CSV-Datei exportieren und anschließend per Import Ihre fehlerhafte Abonnentenliste damit ersetzen. Empfehlenswert ist in dem Fall die Importart 'Aktualisieren und hinzufügen' mit aktivierter Option 'In der Importdatei fehlende Empfänger aus dem System löschen'. Dadurch werden noch vorhandene Abonnenten mit dem Stand des Backups aktualisiert und nicht mehr vorhandene Abonnenten wieder neu angelegt. Die Daten zum bisherigen Nutzerverhalten (Öffnungen, Klicks, Bounces) können jedoch nicht wiederhergestellt werden.

--> Dublettenabgleich

Im Dublettenabgleich lassen sich doppelt vorhandene Adressen entfernen bzw. zusammenführen. Sollten Sie zuvor bereits ein Dublettenabgleichs-Setup angelegt haben ('Setups' --> Dublettenabgleichsetup), können Sie dieses hier auswählen.

Alternativ lässt sich der Dublettenabgleich auch nachträglich jederzeit per 'Abonnenten' --> 'Listen bereinigen' --> Dublettenabgleich durchführen.

--> Prüfung auf logisch falsche E-Mail-Adressen

Bei Aktivierung dieser Option wird geprüft, welche E-Mail Adressen aufgrund offensichtlicher Schreibfehler (z.B. fehlende Domain-Endung oder fehlendes @-Zeichen) mit Sicherheit unzustellbar sind. Die gefundenen fehlerhaften Adressen lassen sich nach dem Import im Menü 'Abonnenten' --> 'Listen bereinigen' --> Logisch falsche Adressen wahlweise löschen oder für eine Nachbearbeitung exportieren.

--> (Nur bei Aktualisierung) Identifikationsfelder und Update-Felder

Falls Sie im vorigen Schritt eine der beiden "Aktualisieren"-Importarten gewählt haben, werden die folgenden Zusatz-Optionen eingeblendet. Anderenfalls wird dieser Schritt automatisch übersprungen.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Aktualisierung ist, dass mailingpoint anhand eindeutiger Identifikationsfelder (z.B. E-Mail Adresse oder Kundennummer) die bereits in der Liste vorhandenen Abonnenten wiedererkennt und neu importierte Daten als Aktualisierung zuordnen kann. Eine erfolgreiche Zuordnung findet statt, wenn die Werte aller ausgewählten Identifikationsfelder des Abonnenten zwischen Importdatei und vorhandener Abonnenten-Liste übereinstimmen.

Ein Beispiel: Wählen Sie als Identifikationsfelder die vier Merkmale "E-Mail", "Anrede", "Vorname" und "Nachname", müssen tatsächliche alle vier Merkmale vollständig übereinstimmen. Sollte in den neu importierten Daten z.B. das Anrede-Feld leer sein, wird die Zuordnung fehlschlagen und statt einer Aktualisierung ein neuer Abonnent mit identischer E-Mail Adresse, Vorname und Nachname, jedoch ohne Anrede, angelegt.

Mit Wahl der Update-Felder legen Sie fest, welche Felder des Abonnenten-Datensatzes mit den neuen Daten der CSV-Datei aktualisiert werden.

Schritt 7 - Import

Bevor Sie den Import starten, überprüfen Sie bitte anhand der gezeigten Übersicht noch einmal Ihre Einstellungen.

Starten Sie den Importvorgang mit einem Klick auf 'Importieren'. Ihr Import wird nun in Auftrag gegeben und läuft im Hintergrund weiter, auch wenn Sie das Fenster verlassen.

Wichtiger Hinweis: Die Dauer des Import-Vorganges hängt vom Umfang der CSV-Datei und der Liste(n) ab, in die importiert wird. Dies gilt insbesondere, wenn eine der "Aktualisieren" Importarten gewählt ist und Aktionen wie Backup, Dublettenabgleich oder Abmeldeabgleich aktiviert sind. Der aktuelle Status lässt sich per Fortschrittsbalken verfolgen.

Wird in der Spalte 'aktuelle Aktion' der Status 'fertig' erreicht, wurden Ihre Abonnentendaten erfolgreich importiert.

In der Übersicht sehen Sie die Anzahl der insgesamt importierten Datensätze, die verwendete Importart und in welche Liste(n) importiert wurde. Wenn Sie in den Import-Optionen Folgeaktionen aktiviert haben (Prüfung logisch falscher E-Mail Adressen, Dublettenabgleich), finden Sie in der Spalte 'anschließende Aktion' die entsprechenden Links zum Ergebnis dieser Aktionen. Mit Klick auf das Details-Symbol in der letzten Spalte werden weitere Details und Einstellungen des Imports angezeigt.

--> Nach Fertigstellung des Imports: Listen bereinigen

Sollten Sie während des Imports die entsprechenden Aktionen zur Bereinigung Ihrer neu entstandenen Abonnentenlisten nicht aktiviert haben, können Sie dies im Menü 'Abonnenten' --> Listen bereinigen jederzeit auch nachträglich ausführen.

Dies ist empfehlenswert, denn dadurch erreichen Sie einen effektiveren Versand mit höherer Zustellungs- und Öffnungsrate und Sie vermeiden unnötige Bounces und Beschwerden.