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E-Mail: Einstellungen

Nachdem Sie ein neues Mailing erstellt haben, legen Sie die Grundeinstellungen fest.

Grundeinstellungen

 

Geben Sie 'Betreff' und 'Absendername' Ihres Mailings ein. Beides wird im Posteingang des Abonnenten darüber entscheiden, ob er die Mail öffnet oder nicht.

  • Betreff: Bringen Sie den Anlass Ihres Mailings knackig auf den Punkt. Beginnen Sie mit den stärksten Worten. Aus welchem Grund sollte der Empfänger Ihr Mailing öffnen? Möchten Sie den Betreff mit Daten des Abonnenten personalisieren, verwenden Sie die 'Eingabehilfen'. Um bereits im Betreff eine persönliche Anrede zu verwenden, steht der 'Personalisierungshelfer' zur Verfügung. Starten Sie vor dem endgültigen Versand den Betreffzeilen- und Spam-Check (siehe 'Zustellbarkeitstest'). Damit überprüfen Sie nicht nur die optische Darstellung Ihrer Betreffzeile im Posteingang verschiedener E-Mail Programme, sondern auch die z. T. schmale Grenze zwischen Spam-verdächtigen und besonders erfolgreichen Begriffen (z. B. "Gewinnspiel").
  • Absendername: Noch vor dem Betreff liest Ihr Empfänger den Absendernamen. Dieser sollte vertrauenswürdig und wiedererkennbar sein, z. B. der Name Ihrer Firma und/oder eines gleichbleibenden persönlichen Ansprechpartners. Ein zusätzlicher Begriff kann noch vor Lesen des Betreffs weiteres Interesse wecken, z  B. "Firmenname Osteraktion".


--> Tipp:
mailingpoint bietet mit dem 'A/B-Test' ein effektives Werkzeug, verschiedene Varianten von Betreffzeilen oder Absendernamen auf Erfolg zu testen.

 

Geben Sie die 'Absenderadresse' und optional eine abweichende 'Antwortadresse' ein (bitte nachfolgenden Hinweis beachten). Der Unterschied:

  • Absenderadresse ('From'): Die meisten Mail-Server senden automatische Benachrichtigungen, wie z. B. Abwesenheitsnotizen, an die Absenderadresse.
  • Antwortadresse ('Reply-To'): Die Eingabe einer Antwortadresse ist optional. Wird das Feld frei gelassen, werden auch alle vom Empfänger selbst verfassten Antworten an die Absenderadresse gesendet. Durch Eingabe einer abweichenden Antwortadresse legen Sie fest, dass die vom Empfänger verfassten Antworten nicht an den Absender gesendet werden, sondern an die eingetragene Antwortadresse.

--> Hinweis: Eine vom Absender abweichende Antwortadresse kann als Absenderfälschung interpretiert werden, was die Gefahr der Einstufung als Spam erhöht.

 

Legen Sie außerdem fest, ob ein Design-Template verwendet werden soll oder nicht. Optional lässt sich eine 'Beschreibung' eingeben, die zu Ihrer Orientierung dient.

Erweiterte Einstellungen

Verhalten

Wählen Sie im Bereich 'Verhalten' aus, ob Sie Ihr Mailing als Standard-, Dialog- oder Kampagnen-Mailing verwenden möchten. Die Unterschiede der drei Varianten sind nachfolgend beschrieben:

  • Standard-Mail: Hierbei handelt es sich um die klassische Form eines Informations-Newsletters, das sie an Ihre Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter versenden. Eine Standard-Mail wird einmalig versendet, entweder manuell (sofort) oder zeitgesteuert (zu einem einstellbaren Zeitpunkt). Der Status einer Standard-Mail kann die Zustände 'in Bearbeitung',  'wird zeitgesteuert versendet', 'pausiert' oder 'versendet' annehmen.

    Nach dem Versand wird die Mail aus der aktuellen Mailing-Übersicht in das E-Mail Archiv verschoben. Die Wiederherstellung aus dem Archiv ist problemlos möglich, z. B. um später eine ähnliche Mail zu versenden.

  • Dialog-Mail: Nachdem sich Ihre Abonnenten von einem Newsletter anmelden (Opt-In) oder abmelden (Opt-Out), erhalten sie automatisch eine Bestätigungs-Mail. Dafür lassen sich ausschließlich Mails vom Typ 'Dialog-Mail' verwenden. Neu angelegt, haben sie zunächst den Status 'in Bearbeitung'. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, aktivieren Sie die Dialog-Mail auf dem Reiter 'Versand' per Klick auf die Buttons 'zur Aktivierung' --> 'Jetzt aktivieren'. Damit ist der Inhalt für die Bearbeitung gesperrt und die Mail im Setup eines An- oder Abmeldevorganges auswählbar.

    Um den Inhalt einer aktivierten Dialog-Mail zu bearbeiten, muss sie zunächst deaktiviert werden. Klicken Sie dazu auf dem Reiter 'Versand' den Button 'Deaktivierung'. Die Dialog-Mail ist nun 'pausiert' und lässt sich wieder bearbeiten.
  • Kampagnen-Mail: Um eine Mail im Rahmen automatisch ablaufender mehrstufiger Kampagnen zu verwenden, muss sie den Typ Kampagnen-Mail besitzen. Wie eine Dialog-Mail kann auch eine Kampagnen-Mail die Zustände 'in Bearbeitung''aktiviert' oder 'pausiert' annehmen. Das heißt, auch eine Kampagnen-Mail muss vor der Verwendung 'aktiviert' und vor der erneuten Bearbeitung 'deaktiviert' werden.

Formate

Zur Auswahl stehende 'Formate' sind 'Multipart' (enthält HTML-Code und Text), daneben 'HTML' und 'Text'. Empfohlen ist die Wahl von 'Multipart', da Sie so einen größeren Empfänger-Kreis bedienen. Je nach dem, welche Einstellungen Ihre Empfänger in ihren E-Mail-Programmen eingerichtet haben, bekommen sie den Text- oder HTML-Teil des Mailings angezeigt. Während HTML-E-Mails mit passendem Design und Bildern ausgestattet werden können, wird bei Text-E-Mails lediglich unformatierter Text angezeigt.

Beispiel 1: Abschnitt einer HTML-E-Mail bzw. des HTML-Teils einer Multipart-E-Mail. Beispiel 2: Abschnitt einer Text-E-Mail bzw. des Text-Teils einer Multipart-E-Mail.

Kontaktfrequenz

Die Wirkung der beiden Kontaktfrequenz-Optionen ist im Abschnitt 'Individuelle Einstellung pro Mailing' als Teil des Themas 'Kontaktfrequenz' detailiert beschrieben.

Die Optionen sind an dieser Stelle nur dann wirksam, wenn im zentralen Menü 'Administration' --> 'Kontaktfrequenz' die Kontaktfrequenz-Prüfung aktiviert ist.

Versand nach späterer Anmeldung

Auf Wunsch versenden Sie Mailings auch nachträglich automatisch an jeden neuen Abonnenten, sobald er sich für den Newsletterempfang anmeldet. Im Bereich 'Versand nach späterer Anmeldung' lässt sich das gewünschte Anmeldesetup verknüpfen. Der Nachversand erfolgt dann automatisch. Sobald ein neues Mailing mit aktiviertem Nachversand verschickt wurde, wird auch im Anmeldesetup dieses Mailing eingetragen. Die Einstellung am Anmeldesetup wird also permanent mit dem zuletzt versendeten Mailing "synchronisiert", wenn es die Nachversand-Funktion aktiviert hatte.

Das heißt:

Soll bei Anmeldung immer das neuste Mailing nachversendet werden, aktivieren Sie beim Entwurf jedes Mailings die Nachversand-Option.

Möchten Sie jedoch bei Anmeldung immer ein ganz bestimmtes Mailing nachversenden, aktivieren Sie in keinem Mailing die Nachversand-Option, sondern wählen direkt im Anmeldesetup das gewünschte Nachversand-Mailing.

Tracking

Um nach dem Versand auszuwerten, wieviel Prozent der Empfänger das Mailing geöffnet haben (siehe 'Übersicht, Öffnungs-/Klickrate'), muss die Option 'Öffnungsrate erfassen' aktiviert sein. Dazu integriert mailingpoint im HTML-Teil des Mailings ein unsichtbares Zählpixel, welches für jeden Empfänger individuell verlinkt ist und dessen Aufruf als Öffnung gezählt wird. Die Messung funktioniert unabhängig von der Mailing-Einstellung 'Inboundimages', solange der Empfänger die Anzeige von Bildern in seinem Posteingang nicht unterdrückt.

Aktivieren Sie Automatisches Linktracking im HTML-Teil, so wird jeder im Mailing enthaltene Link durch einen Tracking-Link ersetzt, der für jeden Abonnenten individualisiert ist. Diese Tracking-Links werden über den mailingpoint-Server auf die ursprüngliche Link-URL umgeleitet und dabei gezählt. Damit können Sie nach Versand des Mailings sehen, wie oft jeder Link angeklickt wurde (siehe 'Übersicht, Öffnungs-/Klickrate'). Weiterhin lassen sich darauf basierend Zielgruppen bilden, z. B. "Alle, die Link B angeklickt haben" können erneut mit weiteren Informationen angeschrieben werden. Bitte beachten Sie, dass Sie jede URL vorher als Link definieren müssen. Sie können die Richtigkeit der Tracking-Links überprüfen, indem Sie sich ein Testmailing zusenden.

Das Automatische Linktracking im Textteil funktioniert ebenso wie das im HTML-Teil. Jedoch führt die reine Textdarstellung zu einem wesentlichen Unterschied  gebenüber dem HTML-Teil: Die durch das Tracking veränderte Link-URL ist direkt im Text lesbar. Entscheiden Sie bitte selbst, ob Sie dieses "sichtbare" Linktracking einstellen möchten oder nicht.

Im Bereich 'Eigener Tracking-Code' ist es möglich, alle Links des Mailings automatisch um eigene Parameter zu erweitern. Damit lässt sich das weitere Verhalten der Newsletterempfänger per Website-Analyse-Tools wie z.B. Google Analytics, Piwik oder econda tracken. Kopieren Sie dazu den Tracking Code Ihres Tools in das Feld, damit mailingpoint ihn automatisch an alle externen Links Ihres Mailings anhängt.

Wichtig: Der Feldinhalt sollte URL-kodiert werden, um im Feld enthaltenen Zeichen wie &  und =  zu maskieren.: [ENCODING method='url']...[/ENCODING],

Folgende Parameter werden unterstützt:

  • Frei definierbare Paramter: utm_source=mailing&utm_campaign=sonderaktion
  • Inhalt aus Abonnentenfeldern: [FIELD id='3' name='Kundennummer' /]
    Wichtig: Verwenden Sie an dieser Stelle die Variante mit "FIELD id", nicht die Kurzschreibweise per Alias. Der Name ist optional, er verbessert lediglich die Lesbarkeit.
  • Versandzeitpunkt (Datum und Uhrzeit): [DATETIME format='%d.%m.%Y'_%H:%M:%S' /]

Erweitert

Inboundimages: In der Standardeinstellung sind Inboundimages nicht aktiviert, das heißt: Die in Ihrem Mailing verwendeten Bild-Dateien liegen auf einem Server und werden dem Leser je nach Einstellung seines E-Mail Programmes unter Umständen nicht sofort beim Öffnen der Mail, sondern erst nach Klick auf "Bilder herunterladen" angezeigt. Wenn Sie erzwingen möchten, dass Ihre Bilder in jedem Fall sofort beim Öffnen der E-Mail angezeigt werden, aktivieren Sie die Option 'Inboundimages'. Damit werden die Bild-Dateien in jede einzelne E-Mail direkt eingebunden und mit versandt. Der Nachteil daran ist, dass damit die Datenmenge pro versendeter E-Mail deutlich zunimmt. Dies könnten Ihre Abonnenten als störend empfinden. Außerdem könnte es eine Nachberechnung mit sich bringen, z. B. falls Ihr Mailing nun im Durchschnitt größer als 100 KB ist.

--> Hinweis: Die Erfassung der Öffnungsrate per Zählpixel funktioniert unabhängig von der Einstellung 'Inboundimages' in jedem Fall, solange der Empfänger die Anzeige von Bildern in seinem Posteingang nicht unterdrückt.

Automatischer Zeilenumbruch im Textteil: In der Regel ist das E-Mail-Programm Ihres Abonnenten so eingestellt, dass der Zeilenumbruch automatisch erfolgt, und zwar je nach Fensterbreite beim Lesen der E-Mail. Mit dieser Option können Sie einen festen Zeilenumbruch erzwingen, beispielsweise nach 60 Zeichen. Der HTML-Teil Ihrer E-Mail ist von dieser Option nicht betroffen.

Externes Archiv

Wählen Sie ein bereits angelegtes externes Archiv aus, in das Ihr Mailing nach Versand automatisch eingebunden werden soll. Sie können Mailings auch noch nach dem Versand einem Archiv zuweisen. (Dies ist allerdings nur möglich, wenn Sie bereits ein externes Archiv angelegt haben.) Weitere Informationen finden Sie unter Externes Archiv.

Automatischer Reportvertsand

In der Auswahl 'Automatische Reports' bestimmen Sie, wann und wie oft ein automatischer Report an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird. Aktivieren Sie dazu die Checkbox 'Automatische Reports versenden'. Das lässt sich übrigens auch nach Versand der E-Mail nachholen, nachdem sie bereits in das Archiv verschoben wurde.

Wählen Sie das gewünschte Report-Template (Bearbeitung siehe 'Statistik' --> 'EMail' --> Mailings). In den Einstellungen für Reportintervall und Anzahl der Wiederholungen legen Sie fest, aller wieviel Tage und wie oft insgesamt Sie den jeweils aktuellen Report erhalten möchten. Abschließend wählen Sie Zustellungszeitpunkt (Uhrzeit) und E-Mail-Empfänger des Reports. Um den Report an mehrere Empfänger zu senden, geben Sie mehrere E-Mail-Empfänger getrennt durch Komma, Semikolon oder Leerzeichen ein.

 

URL-Kodierung

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